Авторизация
Введите корректный адрес E-mail
Введите пароль
Забыли пароль?
En | Ru
Система электронного документооборота
для коллегиальных органов

Юридические аспекты работы и организации документооборота в коллегиальных органах

Коллегиальные органы в которых принимаются коллективные, совместные решения бывают очень разнообразны и создаются с самыми разнообразными целями. Столь же разнообразны юридические основы их деятельности и требования к принимаемым ими решениям. Например, и совет директоров предприятия, и педагогический совет в школе, и комитет по подготовке к проведению свадьбы являются коллегиальными органами, но юридическая основа их деятельности кардинально различается. Из-за огромного разнообразия возможных вариантов мы не сможем дать исчерпывающих юридических рекомендаций для всех типов коллегиальных органов в рамках данной статьи, обратим лишь внимание на некоторые аспекты, о которых стоит задуматься, если создатели и участники коллегиального органа заинтересованы, чтобы его деятельность и принятые решения были легитимными (от лат. legitimus — согласный с законами, законный, правомерный).

Деятельность любого коллегиального органа имеет в своей основе коллективную совместную работу, следовательно, неразрывно связана с понятиями «собрание» и «решение собрания». Даже в том случае, когда процесс принятия решения проходит заочно с помощью бюллетеней голосования. Чтобы собрание или заседание и его решения были законны, то должны быть законны все этапы и процедуры этого мероприятия: информирование участников о проведении, формирования повестки дня, проведения, принятие решений, создания протокола.

В 2013 году были внесены поправки в Гражданский Кодекс Российской Федерации, в том числе была добавлена Глава 9.1. РЕШЕНИЯ СОБРАНИЙ (введена Федеральным законом от 07.05.2013 N 100-ФЗ). Процитируем полностью две статьи из этой главы, т.к. в них напрямую даются ответы на многие вопросы о том, как нужно организовывать работу коллегиального органа, чтобы можно было считать ее законной.

Статья 181.2. Принятие решения собрания (ГК РФ Часть 1, глава 9.1)

  1. Решение собрания считается принятым, если за него проголосовало большинство участников собрания и при этом в собрании участвовало не менее пятидесяти процентов от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества. Решение собрания может приниматься посредством заочного голосования.
  2. При наличии в повестке дня собрания нескольких вопросов по каждому из них принимается самостоятельное решение, если иное не установлено единогласно участниками собрания.
  3. О принятии решения собрания составляется протокол в письменной форме. Протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания.
  4. В протоколе о результатах очного голосования должны быть указаны:
    1. дата, время и место проведения собрания;
    2. сведения о лицах, принявших участие в собрании;
    3. результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
    4. сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
    5. сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.
  5. В протоколе о результатах заочного голосования должны быть указаны:
    1. дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества;
    2. сведения о лицах, принявших участие в голосовании;
    3. результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
    4. сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
    5. сведения о лицах, подписавших протокол.

Статья 181.5. Ничтожность решения собрания

Если иное не предусмотрено законом, решение собрания ничтожно в случае, если оно:

  1. принято по вопросу, не включенному в повестку дня, за исключением случая, если в собрании приняли участие все участники соответствующего гражданско-правового сообщества;
  2. принято при отсутствии необходимого кворума;
  3. принято по вопросу, не относящемуся к компетенции собрания;
  4. противоречит основам правопорядка или нравственности.

Обратим Ваше внимание на содержащиеся в статье 181-2 четкие требования к содержанию протокола собрания и необходимость соблюдать их в протоколе любого заседания или собрания коллегиального органа.

Организация электронного документооборота в коллегиальном органе с помощью сервиса Comitet24.ru подразумевает действия с использованием сети Интернет и отправки сообщений в том числе по E-Mail.
Можно ли считать такой метод законным?
Чтобы разобраться с этим вопросом, снова процитируем Гражданский Кодекс РФ.

Статья 165-1. Юридически значимые сообщения

(введена Федеральным законом от 07.05.2013 N 100-ФЗ)

  1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщении ему или его представителю.
    Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
  2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Если коллегиальный орган принял решение (легитимно, вошедшее в протокол) об использовании сервиса Comitet24.ru в своей работе, то есть очевидное доказательство, что использование сервиса является практикой, установленной во взаимоотношениях сторон (членов коллегиального органа). Следовательно, все сообщения, отправленные с помощью Comitet24.ru являются юридически значимыми, причем, даже в том случае, если они отправлены или сохранены в сервисе, но не прочитаны каким-то из членов коллегиального органа.

Рекомендуем внести в повестку дня одного из собраний (заседаний) вашего совета, комитета или правления включить вопрос об использовании сервиса электронного документооборота для коллегиальных органов Comitet24.ru.